Một điều thể hiện sự yếu kém khi quản lý phòng nha khoa của bạn là các cuộc hợp không được tổ chức thường xuyên hoặc chỉ tổ chức khi có sự cố phát sinh. Sẽ thật hữu ích và tốt hơn cho người quản lý nếu tổ chức các buổi hợp thường xuyên để nắm bắt được mọi vấn đề trong tuần trong tháng một cách cụ thể và kịp thời thay vì những vấn đề xảy ra rồi mới tổ chức họp.
Đừng chỉ mở cuộc hợp khi cần sửa chữa lỗi của một ai đó và nội dung cuộc hợp chỉ xoay quanh việc đổ lỗi và chỉ trích lẫn nhau. Điều đó không hề tốt chút nào cho chính nhà quản lý và tất cả nhân viên. Một cuộc họp không hiệu quả và không được đánh gia cao bởi bất kì ai như vậy sẽ chỉ khiến người bị chỉ trích cảm thấy mặc cảm với tập thể và khó khăn trong việc làm đúng công việc với mọi người.
Thay vào đó là một cuộc nói chuyện riêng để lắng nghe nhân viên của mình chia sẻ sẽ tốt hơn nhiều. Và bạn sẽ biết được vấn đề mà nhân viên ấy đang gặp chính xác là ở đâu và làm sao để giúp người đó giải quyết được nhưng vướng mắc ấy.
Các cuộc họp không được kiểm soát đúng cách bởi nha sĩ hoặc người quản lý văn phòng có thể biến thành những trải nghiệm tồi tệ cho mọi người. Nếu nhân viên của bạn chỉ trích tất cả những gì mà Cameron sai với văn phòng mà không thảo luận về những cách hiệu quả để thay đổi, cuộc họp sẽ lãng phí thời gian của mọi người.
Vì họ không biết cách điều hành một cuộc họp nhân viên hiệu quả, nên nhiều văn phòng không có cuộc họp nhân viên nào cả. Nhưng khi họ có các cuộc họp, chỉ đơn giản là các sự kiện hành chính mà không ai đạt được bất cứ điều gì cả.
Vì vậy, các cuộc họp nên có giá trị. Mặt khác, mọi người tham dự chỉ vì họ yêu cầu hoặc họ có thể mất việc. Môi trường làm việc đó là gì, và mọi người sẽ đóng góp kiểu gì nếu đây là cách các cuộc họp được tiến hành trong văn phòng của bạn?
Tiến hành một cuộc họp thành công
Tại đây, các cuộc họp nên được tiến hành như thế nào?
Điều đầu tiên bạn nên có là một kế hoạch hợp lý và một ý tưởng tốt về những gì bạn muốn thực hiện. Các cuộc họp nên được tổ chức ít nhất mỗi tháng một lần, nhưng nhiều văn phòng tổ chức chúng hai tuần một lần, với hầu hết các văn phòng lớn tổ chức chúng hàng tuần.
Chuẩn bị chu đáo cho cuộc hợp và thông báo cho mọi người biết về thời gian, địa điểm và có thể là nội dung chính của cuộc họp. Các nha sĩ và quản lý văn phòng nên tham dự mọi cuộc hợp, trừ khi lịch trình của họ không cho phép. Các cuộc họp này nên kéo dài khoảng một giờ và là một cách tốt để giữ cho nhân viên được cập nhật về các kế hoạch trong tương lai, bổ sung chính sách hoặc thay đổi; rà soát số lượng sản xuất; cũng như để tiến hành đào tạo nhóm khi cần thiết.
Khuyến khích nhân viên trao đổi mọi vấn đề và thường xuyên giao tiếp với nhau với nhà quản lý. Tuy nhiên, việc lan truyền tin đồn, hoặc gây xáo trộn nơi làm việc không được phép tha thứ. Khuyến khích nhân viên chia sẻ ý tưởng của họ để cải thiện chất lượng hoặc tốc độ dịch vụ của bạn. Ngoài ra, hoan nghênh các đề xuất để khắc phục các tình huống có thể cản trở hiệu quả. Nha khoa là một ngành khoa học rất tích cực. Thái độ tích cực đó cần được nhân đôi trong tất cả các hành động của nhân viên, cho dù với bệnh nhân hay đồng nghiệp.
Cung cấp một chương trình nội dung họp có ý nghĩa
Thực hành nha khoa hiệu quả có các hướng dẫn chính sách chung đánh vần các quy tắc của trò chơi. Ví dụ, nếu một nhân viên muốn đi nghỉ, một hướng dẫn chính sách tốt nên giải thích cách yêu cầu nghỉ phép. Nếu thực hành của bạn không có hướng dẫn sử dụng hoặc nhân viên của bạn không đọc nó, ai đó có thể phàn nàn tại cuộc họp nhân viên rằng họ đã có thể tìm thấy thời gian tốt để đi nghỉ. Cuộc họp không phải là thời gian hay địa điểm cho cuộc thảo luận này. Cuộc họp cũng không phải là thời gian để ai đó tiếp tục và về các thiết bị hoặc vật tư không đầy đủ. Nói cách khác, các cuộc họp của nhân viên không phải là nơi để thảo luận về những điều nên được xử lý bằng văn bản hoặc trong các cuộc hội thoại và gặp gỡ trực tiếp.
Trong các cuộc họp nhân viên, điều quan trọng là bao gồm hiệu suất thực tế của nhóm. Để sử dụng một sự tương tự, giờ nghỉ giải lao tại một trận bóng đá là thời gian khán giả được giải khát và trò chuyện với bạn bè.
Đi qua các số liệu thống kê quan trọng của thực tiễn cũng nên là một phần của một cuộc họp nhân viên. Là thực hành làm tốt, kém, hoặc trung bình? Bất kể áp dụng cái nào, bạn nên có một kế hoạch, hoặc ít nhất là hướng dẫn cho nhân viên của bạn tiếp tục làm những gì đã thành công. Tại sao bạn lại ngừng làm điều gì đó mà bệnh nhân thích, đó là cải thiện hiệu suất và sản xuất? Hãy nhớ rằng, có một ranh giới tốt giữa thay đổi và cải tiến.
Một điểm khác để thảo luận trong các cuộc họp nhân viên là bạn và nhân viên là một nhóm với một dịch vụ rất có giá trị cần thiết và được cộng đồng mong muốn. Các cuộc họp nhân viên là thời điểm tốt để trau dồi kỹ năng nhóm của bạn. Là người lãnh đạo, bạn nên tham gia vào cuộc họp, và nếu cần, trong khóa đào tạo. Bằng cách đào tạo, tôi có nghĩa là nhập vai thực tế và xử lý mọi người tốt hơn, và bằng cách này, bạn sẽ xây dựng một thực tiễn tốt hơn. Khi thích hợp, ghi lại vai trò của bạn để nó có thể được xem xét. Thật tuyệt vời khi thấy chính mình, và rất nhiều cải thiện có thể là kết quả từ sự tự tin hơn khi gặp bệnh nhân.
Bạn có thể nhận thấy rằng vì nhân viên không quen chơi nhập vai nên họ không thích điều đó. Nhưng sự thật là họ không quen với việc đào tạo mà khó khăn hơn là ngồi lại và xem DVD. Đây sẽ là một cách đào tạo hoàn toàn mới cho họ. Don lồng nhầm lẫn họ không thích nó với một cái gì đó đơn giản là họ cần phải làm quen. Một khi họ đưa ra những ý tưởng mới vào thực tiễn, bạn nên tìm hiểu những kết quả họ đạt được.
Một phần khác của một cuộc họp nhân viên tốt là chia sẻ những câu chuyện thành công. Khi bệnh nhân nói với nhân viên rằng các chuyến thăm của họ đến văn phòng của bạn là đặc biệt hoặc họ cảm thấy dịch vụ này rất tuyệt, những ý kiến đó cần được chia sẻ với nhóm. Khen ngợi là một trong những hình thức động lực cao nhất cho một nhóm. Việc bạn thực hiện một dịch vụ tốt và việc đào tạo của bạn đang cho thấy kết quả được chứng minh bằng phản ứng của bệnh nhân là vô cùng quan trọng.
Nếu bạn làm theo chương trình họp này và siêng năng làm việc tại đó, bạn sẽ thấy rằng các cuộc họp sẽ hiệu quả và thực sự sẽ tăng hiệu quả và tinh thần.
Bài đăng lần đầu ngày: 15 Tháng Tám, 2019 @ 3:26 chiều
